Calendário… ai vamos nós!

Esta semana estamos trabalhando em nosso calendário para 2012!
Não é nada fácil planejar um bom calendario. Criar um ritmo e prever eventos pode parecer assustador, eu disse pode. Se você chamar as pessoas certas isto pode ajuda-lo. Programe um dia em um café (eu recomendo Starbucks kkk) ou num local tranqüilo que sua equipe pode se encontrar para criar um planejamento. Antes da reunião procure se informar sobre eventos chaves da sua igreja para o próximo ano.
Aqui  estão algumas notas do Kenny Conley e outras minha que podem ajuda-lo enquanto você e sua equipe planejam o próximo ano.

Antes de colocar algumas coisa no calendário…

1. Tenha em mente a sua visão, missão e valores (Se você não tem uma, encontre!)
   1. Isso impulsiona-nos na nossa visão?
   2. Quais são os nossos valores durante este ano, ganhamos mais algum ?
   3. A missão será?
2. Tenha Claro os seus objetivos
   1. Pergunte a si mesmo, quantos voluntários, crianças, etc participam do ministério.
   2. Há uma ligação significativa entre seus objetivos e seu calendário… não é?
   3. Pense ao Contrario. ”No final do próximo ano, nós queremos …”
3. Avalie os seus recursos
   1. Não deixe o seu orçamento determinar o que você fará este ano. Não se limite.
   2. Encontre seus valores e objetivos
   3. Saiba de quanto será seu orçamento e se você terá um.
   4. Tenha conversas com os responsáveis (pastores e lideres) ​​e lance a visão para o seu orçamento.  Mostre o que o ministério tem alcançado através do orçamento proposto e o que poderá ser feito.

Mecânica de um calendário de planejamento

1. Tenha um tempo para um breve “BrainStorm” ou tempestade de idéias no português. Isso irá te ajudar a pensar fora da caixa.
2. Comece o calendário colocando os feriados,(verifique se há feriados regionais) e circule os que chamo de carro chefe (Natal e Páscoa ou outras datas) eventos da igreja, e eventos da comunidade. Procure se informar com o secretaria da Igreja. Ele poderá lhe ajudar com as datas fixas de sua igreja.
3. Agende eventos recorrente, semanais ou mensais, isto inclui treinamentos, apreciação e reuniões de rotina com sua equipe.
   1. Não interrompa o ritmo de sua igreja
4. Agende um tempo para eventos pequenos e eventos grandes.
   1. Aqui é onde você programa um curriculo de férias, um acampamento ou até mesmo o dia das crianças, etc
5. Tenha o seu público em mente.
   1. As crianças  não são o seu unico público. Também encontre maneiras destes eventos alcançarem a sua família

Dicas e truques para o planejamento de um calendário

1. Imprima o seu calendário. Ano passado eu criei uma folha A3 com o calendário do ano todo.
2. Use Código de cores para os eventos. Não use lápis preto, porque tudo parecerá o mesmo.
3. Use os tradicionais post-it. Eles são mais fáceis de se mover

Depois de ter planejado seu calendário

1. Cortar, reduza, e aperfeiçoe
   1. Com a ansiedade de planejamento, você provavelmente o sobrecarregara, em outras palavras você ira colocar muitas atividades, esta é a hora de reduzir e verificar a verdadeira utilidade da atividade proposta.
   2. Faça menos, Muitas vezes queremos fazer tudo e ocupar todo o calendário, isto não é bom. Deixe finais de semana livres para as ferias, e para que os voluntários possam se recuperar, principalmente após grandes eventos.
   3. Faça o que você vai fazer e faça bem. Ano passado nos ocupamos demais nosso calendário e o resultado foi um cansaço, este ano criamos eventos chaves apenas 2. E focamos grande parte da energia nele, isso nos ajudou a cuidar das atividades menores.
2. Crie prazos
   1. Estabeleça prazos para o comunicar, a registrar/inscrever, etc para o seu evento. Isto é muito importante. Quando planejar um evento verifique se a data é compatível com o todo. Por exemplo evite combinar datas de acampamentos com outras atividades da igreja que exigem gastos, o índice de não inscrição é menor.
3. Atribuir um “despertador/cobrador” para o calendário
1. Esta é a pessoa que vai incomodá-lo até que você faça.
2. Dê essa pessoa permissão para te cobrar e mante-lo informado do que esta por vir.

Este post foi inicilmente pensado a partir dos comentarios http://www.smalltownkidmin.com/2011/orange-notes-how-to-plan-a-ministry-calendar/#more-881.

imagem : Corbis.com